Un guide simple pour planifier votre stratégie de fidélisation des employés

Dans toute entreprise, il y a toujours quelques priorités en compétition.

Le recrutement et l'embauche sont coûteux et occupent la majorité du temps et des ressources humaines. 

Par conséquent, la fidélisation des employés passe au second plan. Comment cela affecte-t-il une entreprise et son personnel ?

• La priorité est donnée aux bénéfices et aux avantages qui attirent les candidats.
• Les efforts de fidélisation sont seulement considérés lorsqu’il existe un problème évident, comme un taux de rotation élevé ou un faible moral du personnel.
• Des initiatives sont mises en place sans explorer la source du problème, ni prendre le temps de demander aux employés leur avis.

La fidélisation peut être proactive, et non réactive

Le problème de cette approche est qu'elle est réactive. Mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. Vous pouvez également travailler de manière proactive à la création d'une valeur durable pour vos employés.

Si votre entreprise veut créer une proposition de valeur forte pour les employés (PVE) qui non seulement attire mais aussi retient les employés, elle doit donner la priorité à la fidélisation stratégique des employés. 

Même si cela peut être difficile à entendre pour des chefs d'entreprise soucieux de leur budget, cela signifie qu'il faut libérer ou créer davantage de ressources aux RH pour travailler activement sur ces initiatives.

Deuxièmement, votre entreprise doit réfléchir soigneusement aux initiatives qu'elle choisit de mettre en œuvre. 

Supposons que cette étape soit négligée dans une tentative précipitée de résoudre un problème tel qu'un taux de rotation élevé. Dans ce cas, vous risquez d'aggraver la situation. 

En revanche, être stratégique signifie reconnaître comment votre offre s'inscrit dans un cadre plus large relié aux besoins de vos employés et ce, à chaque étape du cycle de vie de ceux-ci. Et aussi, dans une vision plus globale de votre marque employeur.

Bien sûr, certaines équipes RH peuvent disposer d'outils modernes de fidélisation qui les aident à être plus objectifs dans leur prise de décision. Cependant, de nombreuses petites entreprises n'ont pas accès à de tels outils.

Pour les petites équipes RH qui manquent de temps, ce cadre et ce système vous permettra de développer rapidement un plan stratégique.

À quoi ressemble un plan stratégique ?

Quelques facteurs importants doivent être pris en considération avant de mettre en œuvre une nouvelle initiative. Pour adopter une approche stratégique de fidélisation des employés, vous devez vous poser les questions suivantes :

• Quel rôle cette initiative joue-t-elle dans l'ensemble de l'entreprise ? 
• Quels employés en bénéficieront le plus ?
• La mise en œuvre est-elle réalisable ?
• Comment allons-nous promouvoir cette initiative ?

Cela dit, après avoir lu cet article :

• Vous disposerez d'un modèle pour élaborer votre plan de fidélisation des employés.
• Vous aurez divisé la tâche « améliorer la fidélisation » en étapes plus petites et plus assimilables.
• Vous comprendrez ce qui favorise la fidélisation des employés à chaque étape de son cycle de vie.
• Vous serez en mesure de réaliser un plan de vérification interne et d'identifier les lacunes de votre stratégie de fidélisation actuelle afin de pouvoir sélectionner les initiatives futures de manière stratégique.

C'est parti !

Un guide simple pour planifier votre stratégie de fidélisation des employés

Étape 1 - Documentez la PVE de votre entreprise

Pour lancer votre stratégie, vous devez d'abord examiner la proposition de valeur employé (PVE) de votre entreprise. 

N'oubliez pas : la PVE de votre entreprise comprend les avantages tangibles et intangibles que les employés reçoivent lorsqu'ils travaillent pour votre entreprise. 

Vous pouvez classer ces avantages en les répartissant en cinq grandes catégories :

• La rémunération (le salaire, les augmentations de salaire, les primes, la participation aux bénéfices);
• Avantages de base (soins de santé, vacances, congés, travail à distance);
• Environnement de travail (équilibre vie personnelle / vie professionnelle, autonomie, sécurité psychologique);
• Carrière (promotions, formation, coaching, mentorat);
• Culture (mission, valeurs, prestige, responsabilité sociale).

Pour aborder la fidélisation de manière systématique, la documentation de votre PVE n'est que la première étape. Vous devez considérer votre PVE du point de vue du cycle de vie complet des employés, soit à court, moyen et long terme. En d'autres termes, ce qui est important pour un nouvel employé n'est pas nécessairement important pour un employé en poste depuis 5 ans.

Dans la prochaine section, nous examinerons chacun de ces éléments et donnerons des exemples permettant de comprendre leur importance dans un contexte plus large.

À court terme : les éléments qui attirent initialement le talent

Les facteurs à court terme sont la valeur de base que vous offrez aux travailleurs. Ces avantages sont le fondement de votre PVE. Ils permettent d'attirer les candidats mais aussi de les garder à court terme. 

Par exemple, une étude de 2015 a démontré que les organisations dotées d'un solide processus d'accueil améliorent la fidélisation des nouveaux employés de 82 % et la productivité de plus de 70 %.

Les facteurs de fidélisation à court terme comprennent :

• Un salaire compétitif;
• Un bureau moderne dans un quartier central;
• Horaires flexibles et options de travail à distance;
• Avantages sociaux de base (par exemple, couverture santé);
• Une politique de vacances attrayante;
• Des avantages amusants, comme des céréales gratuites et une salle de jeu;
• Événements sociaux (par exemple, un séminaire annuel);
• Trousse d'accueil (par exemple, articles promotionnels de l'entreprise, cadeau, ordinateur portable, etc.).

Ces éléments font office d’un emballage attrayant. Ce sont les points que vous mentionnez dans vos offres d'emploi pour attirer les gens. Et elles sont certainement appréciées par le personnel actuel également. Il existe toutefois de nombreux autres facteurs susceptibles de fidéliser le personnel au fil du temps.

Moyen terme : les éléments qui donnent aux gens une raison de rester

Imaginez travailler dans un bureau situé dans un quartier branché ou avoir un salaire compétitif. Cela doit être agréable ! N’est-ce pas ?

Pourtant, supposez que votre patron soit grossier ou que vos collègues répandent sans cesse des ragots négatifs. Dans ce cas, vous développerez probablement un sentiment négatif à l'égard de votre travail, indépendamment de l'emplacement du bureau ou du montant de votre salaire.

En d'autres termes, nos expériences quotidiennes façonnent notre perception du travail. C'est pourquoi, à moyen terme, les facteurs intangibles commencent également à entrer en jeu.

Les facteurs de fidélisation à moyen terme comprennent des éléments tels que : 

• Des ajustements salariaux annuels;
• Des relations solides avec les collègues;
• La possibilité d'observation au poste de travail (job shadowing) et de mentorat; 
• Des programmes visant à aider les employés à se sentir appréciés et reconnus. (par exemple, programme pour les années de service, programmes de reconnaissance);
• Programmes de bien-être mental; 
• Formation au développement des compétences, allocations d'apprentissage, sentiment d'être mis au défi;
• Prestations de santé avancées (par exemple, garderie sur place, services psychologiques);
• Gestionnaires compréhensifs et environnements psychologiquement sains.

Ces programmes et avantages encouragent l'engagement des employés pendant un certain temps, peut-être quelques années. Mais qu'est-ce qui suscite l'engagement à long terme, celui qui dure plusieurs années, voire des décennies ? Les entreprises doivent offrir une valeur et des récompenses à long terme. En agissant ainsi, les employés garderont leur motivation intrinsèque pour travailler et attendre quelque chose de plus grand.

Le long terme : les facteurs qui déterminent l'engagement à long terme

Certains avantages sont des facteurs de motivation à court terme très efficaces. Par exemple, être payé aux 2 semaines, l'accès à une couverture santé, le fait de travailler sur des projets stimulants. 

En réalité, ce sont des avantages essentiels. En bref, de nombreuses entreprises les offrent. En tant que tels, ces avantages ne sont pas aussi efficaces pour susciter le type de motivation interne qui pousse les gens à travailler à un endroit à long terme. 

Prenez un moment pour réfléchir : Qu'est-ce que votre entreprise offre comme incitations à long terme ?

Les facteurs de fidélisation à long terme comprennent les éléments suivants : 

• L'évolution de la carrière professionnelle (promotions officielles) ou le changement de rôle;
• Les primes liées à l'ancienneté;
• Les primes reliées aux performances, participation aux bénéfices;
• Vacances basées sur l'ancienneté, congés sabbatiques;
• Complément de retraite, plan d’épargne de retraite 401 (k) avec contribution équivalente de l’entreprise;
• Participation au capital de l'entreprise (par exemple, options sur actions);
• Semaines collectives de recharge (fermeture obligatoire des bureaux);
• Mission inspirante;
• Action sociale, bénévolat ou contribution à la communauté;
• Alignement des valeurs;
• Croyance sincère dans le produit et dans le succès futur de l'entreprise.

Comme vous pouvez le constater, ces facteurs peuvent être intangibles, comme le prestige de votre marque et une mission inspirante. Ou des avantages plus tangibles comme un congé sabbatique basé sur la titularisation.

Conclusion : les employés seront plus susceptibles de rester à long terme s'ils ont un intérêt direct dans l'entreprise, si les valeurs de l’entreprise s'alignent sur les leurs, ou s'ils ont la garantie de recevoir des récompenses auxquelles ils peuvent aspirer et s'attendre.

Étape 2 - Analyser votre offre actuelle

Nous vous avons maintenant expliqué comment les éléments de votre PVE peuvent être utilisés pour créer de la valeur à court, moyen et long terme pour vos employés.

L'étape suivante consiste à réaliser un plan de vérification interne de l'offre de votre entreprise. 

Précisez l'offre de votre entreprise à chaque étape

Vous pouvez commencer cet exercice sur papier ou sur un document numérique partagé. Créez simplement un tableau avec trois colonnes « Court terme, Moyen terme et Long terme »

Examinez les éléments qui composent la PVE d'une entreprise (par exemple, la rémunération, les avantages sociaux, l'environnement de travail, etc.) Sous chaque colonne, écrivez ce que votre entreprise offre pour chacun d'eux.

Conseil de pro : vous pouvez envisager d'en faire une pour chaque département. Certains avantages, comme un « salaire compétitif », peuvent s'appliquer à un service mais pas à un autre.

Identifier les lacunes

Une fois que vous avez terminé de remplir chaque colonne, que remarquez-vous ?

• Obtenez-vous une colonne vide ?
• Certaines colonnes semblent-elles avoir plus de contenu que d'autres ?

Par exemple, votre entreprise peut sembler offrir beaucoup de valeur à court terme avec des avantages intéressants, mais peu de valeur à long terme ? 

Les lacunes devraient naturellement être évidentes et « vous sauter aux yeux ».

Cela dit, si vous êtes dans votre entreprise depuis un certain temps, vous êtes peut-être déjà bien conscient de ces lacunes. En d'autres termes, vous savez ce qui manque à votre PVE. Vous avez déjà recueilli ces informations par différents moyens, comme des plaintes des employés et lors d’entretiens de départ. Cet exercice peut donc vous sembler inutile. 

Cependant, nous vous recommandons vivement de mettre sur papier tout ce que votre entreprise offre. C'est un excellent premier pas vers la planification de votre stratégie, et ce sera peut-être la première fois que vous aurez une vue d'ensemble de votre PVE de base.

Étape 3 - Collecte d'idées pour élaborer votre plan

De nombreuses équipes RH estiment que c'est la partie la plus difficile de leur travail. Ce processus va, cependant, le rendre plus facile. 

Tout d'abord, ce processus divise la tâche intimidante consistant à « améliorer la fidélisation des employés » en étapes plus petites et plus faciles à assimiler.

De plus, vous trouverez des idées auprès de vos collègues, des gestionnaires de l'entreprise et des employés. En fin de compte, ces programmes et avantages ne sont pas destinés aux RH, mais principalement aux employés ! Cela signifie qu'ils doivent aussi accepter toutes les idées.

Parlez avec vos collègues et gestionnaires

En documentant votre offre de base et en soulignant les lacunes, vous serez en meilleure position pour recevoir les commentaires de vos collègues. 

Nous vous recommandons de parler avec certains gestionnaires ou employés de l'entreprise qui ont un lien étroit avec les travailleurs de première ligne.

Ils peuvent vous aider à identifier les domaines où vos efforts de fidélisation sont fructueux et ceux où ils sont insuffisants. Les gestionnaires de première ligne auront certainement des idées à offrir. Ils comprennent les doléances quotidiennes de l'employé moyen.

Parlez avec vos employés 

Une partie essentielle de l'élaboration de votre stratégie de fidélisation consiste à parler directement avec vos employés. En fin de compte, les programmes et initiatives que vous envisagez sont à leur service, il est donc essentiel de comprendre s'ils en bénéficieront. 

Voici quelques façons courantes de recueillir des commentaires sur des sujets précis :

• Vous pouvez envoyer un sondage anonyme pour demander aux employés ce qu'ils pensent des avantages et des bénéfices de votre entreprise. Demandez-leur également de donner leurs commentaires sur les avantages qu'ils jugent insuffisants. 
• Des groupes de discussion peuvent être organisés pour recueillir des informations sur les avantages sociaux de vos employés. Choisissez quelques participants au hasard dans chaque département.

Par ailleurs, il se peut que votre entreprise utilise déjà les sondages éclair ou un outil de sondage ponctuel, et que vous disposiez donc déjà de quelques informations. Cette rétroaction des employés vous offrira des données qui devraient être utilisées pour générer d'avantages d'idées pour votre plan.

Documentez vos idées

À ce stade, vous devriez avoir recueilli de nombreuses idées en parlant avec certains collègues,  employés et gestionnaires. 

Après avoir approfondi vos recherches et recueilli des commentaires, l'étape suivante consiste à documenter ces nouvelles idées issues de vos recherches. 

Une grande partie du travail a été accomplie. Cependant, ce n'est pas encore terminé ! Vous devez maintenant vous poser une question importante : quelles initiatives doivent être prioritaires ? 

Ceci nous amène à notre dernière étape...

Étape 4 - Affiner les idées et finaliser votre plan d'action

Évaluez systématiquement vos idées

La prochaine étape devrait être de trier votre liste et de classer par ordre de priorité les idées et initiatives les plus importantes. Cependant, vous ne pouvez pas vous fier à votre intuition pour déterminer la priorité des éléments.

Vous pouvez facilement y parvenir avec un simple système de notation.

Si vous voulez être stratégique en matière de fidélisation, cette étape est essentielle. Cette approche vous aide à rester objectif et à déterminer quelles initiatives sont les plus valables et les plus urgentes.

Idéalement, vous voulez évaluer chaque idée en fonction de quelques facteurs fondamentaux :

• Le besoin : considérez la valeur de cette idée pour vos employés et pour l'entreprise en général (par exemple, les employés demandent-ils cet avantage et est-ce qu’il peut vous rendre plus compétitif ?).
• La disponibilité des ressources : cette initiative peut-elle être réalisée avec les ressources disponibles (temps, argent, etc.) ?
• Facilité de mise en œuvre : pensez à des facteurs tels que le temps que cela prendra et si plusieurs approbations seront nécessaires.

Votre tableau pourrait ressembler à ceci :

Vous pouvez ajouter tout critère que vous jugez nécessaire pour évaluer chaque idée. 

Pour chaque critère, attribuez une note comprise entre 1 et 3. La note la plus basse, 1, signifie que vous êtes « tout à fait d'accord », et la note la plus haute, 3, que vous êtes « tout à fait en désaccord ».  Calculez le score total final pour chaque initiative. 

La priorité doit être donnée aux initiatives qui répondent à un besoin de l'entreprise, qui nécessitent un investissement raisonnable de ressources et qui sont faciles à mettre en œuvre. Dans l'exemple ci-dessus, il s’agit d'un programme de reconnaissance entre pairs.

Bien sûr, cela ne veut pas dire que vous devez ignorer les idées qui sont plus difficiles à mettre en œuvre. Cependant, il s'agit d'idées que vous pourriez vouloir garder pour un moment où vous disposerez de plus de ressources. 

Réflexions finales

Trop d'entreprises lancent des initiatives ou des programmes RH, mais les employés ne les utilisent pas. Et, dans de nombreux cas, les employés ne savent même pas qu'ils existent !

Ce résultat malheureux se produit lorsque les entreprises mettent la fidélisation des employés en veilleuse. Les initiatives sont précipitées et finissent par être mal conçues. Pire encore, on ne fait pas correctement la promotion de celles-ci. Cette approche réactive fait qu'il est difficile pour toute entreprise de construire une marque employeur et une PVE forte. 

Cet article présente une solution aux équipes RH : un cadre pour les aider dans leurs efforts de planification. En utilisant ce cadre, les équipes RH peuvent rester concentrées sur la situation dans son ensemble et, par conséquent, proposer des idées stratégiques et intéressantes.

En fin de compte, vos initiatives RH seront significatives. Elles vont s’enraciner profondément et créeront une valeur réelle à long terme qui incitera les employés à rester loyaux pour les années à venir.