1 833 APPLAUZ Langue :
Créer un compte !

Planifiez vos récompenses pour les années de service

publié : février 27, 2020

Les programmes de récompenses pour les années de service ont longtemps été considérés comme un moyen d'améliorer la satisfaction et la mobilisation des employés, tout en célébrant la contribution individuelle des employés ainsi que leur loyauté et leur dévouement au travail. 

Applauz offre aux administrateurs de programme de récompenses de services la possibilité de mettre en place et de gérer de façon moderne les anniversaires de service des employés sur une base annuelle sans les soucis liés à la gestion d'un programme traditionnel pour les années de service.

Informations contenues dans ce guide :

Configuration des célébrations

Accédez à la page de configuration des célébrations en cliquant sur « Récompenses de service » à travers le menu principal et en naviguant dans le menu déroulant sélectionnez « Gérer ».

Commencez par définir les célébrations. Appuyez sur le bouton « Définir mes célébrations » affiché sur la page afin de lancer l'assistant de configuration.

Étape 1 - Sélectionner les célébrations

Les « célébrations » définissent les années à célébrer que vous souhaitez reconnaître dans le cadre de votre programme de récompenses pour les années de service.

Remarque: pour faciliter l'utilisation, nous avons déjà dressé une liste des célébrations les plus populaires.

Pour ajouter une célébration qui n'apparaît pas dans les choix, allez dans la case « Ajouter une célébration » et cliquez sur l’option « Ajouter à la liste » affichée à l'écran. Vous serez invité à sélectionner une année que vous désirez célébrer et confirmer son ajout à la liste. Ensuite cliquez sur « Suivant » dans le coin inférieur droit.

Pour supprimer une célébration, il suffit de cliquer sur le « X » rouge, et elle sera supprimée de la liste (si vous retirez une célébration par erreur, elle peut toujours être ajoutée à nouveau).

Étape 2 - Fixer la valeur des récompenses

Le programme de récompenses de services d’Applauz, vous permet de récompenser avec des « bons cadeaux ». Ces bons cadeaux sont similaires à des cartes cadeaux, dans la mesure où ils sont prépayés et la valeur est prédéterminée. Vous pouvez décider du montant à offrir à chaque participant, en fonction de l’année de célébration.

Veuillez attribuer un budget pour chaque célébration dans la case « Valeur ». Lorsque vous attribuez une valeur monétaire à un bon cadeau, vous pouvez également voir combien de produits sont actuellement disponibles sur le marché dans cette catégorie. Vous pouvez également cliquer sur le lien pour prévisualiser la sélection de produits disponibles. Ensuite cliquer sur « Suivant » dans le coin inférieur droit.

Étape 3 - Personnalisation des messages

Chaque célébration est associée à un message par défaut. Il s'agit du message qui apparaîtra dans dans le courriel de célébration envoyé aux employés pour souligner leur anniversaire de service. 

Vous pouvez entièrement personnaliser le message pour chaque célébration afin de mieux refléter votre personnalité et votre marque. Simplement écrire votre texte personnalisé directement sur le texte par défaut affiché dans le champ du message en cliquant sur l’icône de modification.

Une fois que vous êtes satisfait des changements, cliquez sur le bouton « Sauvegarder » dans la partie inférieure de la page pour compléter l'assistant de configuration. Vous serez alors redirigé vers le tableau de bord où vous verrez les célébrations que vous venez de configurer, comme ci-dessous.

 

Achat des bons cadeaux

Maintenant que vous avez établi les célébrations ainsi que les budgets, vous pouvez procéder à l’achat des bons cadeaux pour vos employés à célébrer !

Accédez à l'assistant d'achat de récompenses de service en naviguant dans le menu déroulant « Récompenses de services » du menu principal et sélectionnez « Acheter des bons cadeaux ».

Étape 1 - Modes d’achat

Il existe deux façons d'acheter les bons cadeaux : automatiquement ou manuellement.

Automatiquement

La sélection automatique des bons cadeaux est idéale si vous souhaitez célébrer plusieurs employés au cours de l’année. C'est également un outil idéal pour les grandes équipes, car il vous permettra de compléter automatiquement l'étape 2, soit l’attribution des bons cadeaux.

Comme son nom l'indique, la « période » vous permet de choisir un bloc de temps pour lequel vous souhaitez acheter des bons cadeaux. Par exemple, vous pouvez gérer vos célébrations de mois en mois, ou de façon annuelle.

Manuellement

Le mode manuel d'achat des bons cadeaux est pratique pour les petites équipes ou pour des cadeaux spontanés.

Il peut également être utilisé dans des cas exceptionnels où des employés étaient en arrêt de travail pendant leur anniversaire de service et ou si vous souhaitez célébrer leur anniversaire de travail plus tôt ou plus tard que la date de célébration réelle.

Étape 2 - Attribution des bons cadeaux

Mode automatique

Le système traitera automatiquement votre liste d'employés et désignera les bons cadeaux pour la période sélectionnée.

Par exemple, si vous sélectionnez la période du 1er au 31 mars, seuls les employés dont l'anniversaire de service est en mars seront automatiquement traités par le système.

Remarque: le système ignorera ceux qui ont déjà reçus une célébration pendant cette période, évitant ainsi les dédoublements de célébrations.

Mode manuel

Votre liste d'employés vous sera présentée et vous pourrez choisir les employés pour lesquels vous souhaitez acheter un bon cadeau.

Cliquez sur « Ajouter un bon cadeau » et sélectionnez ensuite la célébration que vous souhaitez attribuer au participant.

Modification des bons cadeaux (automatique et manuel)

À ce stade, vous pouvez effectuer quelques modifications, comme supprimer un bon cadeau en cliquant sur « Supprimer », ajouter un bon cadeau supplémentaire en cliquant sur « Ajouter un bon cadeau » ou modifier la date de célébration.

Remarque: la date de célébration est déterminée par défaut par la « date d'embauche » qui apparaît dans le profil de l'employé.

Vous pouvez remplacer les dates de célébration par défaut en fixant une date de célébration globale. Par exemple, si vous achetez des bons cadeaux pour une période allant du 1er au 30 novembre et que vous fixez la date de célébration au 1er novembre, tous les employés dont l'anniversaire de travail est en novembre recevront leur courriel de célébration le 1er novembre.

Si vous souhaitez modifier une date de célébration pour un employé seulement, cliquez sur l'icône « Modifier » à côté de la date par défaut. Une petite fenêtre s'ouvrira, vous permettant de modifier la date de célébration. Si vous définissez une date de célébration personnalisée pour un participant, cette date remplacera désormais toute autre date (date de célébration ou date globale).

Une fois que vous êtes entièrement satisfait, cliquez sur « Suivant » pour passer à l'étape du paiement.

Étape 3 - Paiement

On vous présente ici un résumé de vos achats.

Vérifier les montants et si tout est exact, sélectionnez votre mode de paiement et cliquez sur « Payer maintenant » pour confirmer la transaction.

Remarque: chaque bon cadeau est accompagné d'une licence de 3 mois pour chaque employé célébré.

 

Cadeaux instantanés

Dans le cas des employés qui font preuve d'une éthique de travail et de performances exceptionnelles ou lors d’occasions spéciales comme une naissance, des cadeaux spontanés peuvent être achetés pour récompenser et reconnaître ces employés à l’extérieur de leur anniversaire de service annuel. Cela permet également une plus grande flexibilité budgétaire, puisque c'est vous qui décidez de la valeur du bon cadeau.

Achetez facilement des cadeaux spontanés grâce à l'assistant d'achat en cliquant dans la section Étape 2 : Acheter des bons-cadeaux et en cliquant le bouton bleu « Acheter bon cadeau » et choisir le mode manuel.

Comme pour l'attribution d'un bon cadeau de célébration à un participant, cliquez sur « Ajouter un bon cadeau » pour afficher la liste des choix disponibles. Sélectionnez « Cadeau ».

Entrez la valeur du cadeau que vous souhaitez offrir et consultez les produits disponibles dans votre budget. Lorsque vous êtes prêt, assurez-vous de cliquer sur « Ajouter cadeau instantané » pour confirmer l'attribution.

Vous pouvez alors modifier la date de célébration du cadeau instantané comme pour toute autre célébration d’années de service. Continuez à utiliser l'assistant d'achat jusqu'à ce que la procédure de paiement soit terminée.

 

Visualiser votre programme

Une fois que votre programme de récompenses de service est mis en place, vous pourrez avoir une vue générale de l'état des célébrations pour chaque employé.

La couleur de la médaille de célébration reflète le statut du bon cadeau. Le numéro de la médaille représente l'anniversaire à célébrer.

Par exemple, dans l'image ci-dessous, dans le cas de Charles Fays, la médaille est jaune et le nombre est cinq. Cela signifie que le bon est acheté pour son 5ème anniversaire et que son message de célébration sera envoyé au jour prévu.

Personnaliser votre programme de récompenses de services

Applauz vous permet de personnaliser l'expérience des récompenses de services. Cela permet à vos employés de vivre une expérience plus mémorable, qui reflète la voix et la marque de votre entreprise.

Dans cette section, nous allons passer en revue les différentes façons dont vous pouvez personnaliser votre programme.

Personnalisation du modèle de courriel

Lors d'un anniversaire de travail, les employés reçoivent un courriel de célébration. Le modèle de courriel par défaut peut être personnalisé pour inclure le logo de votre entreprise, votre signature et une image optionnelle.

Pour effectuer ces personnalisations, naviguez vers Programme>Personnalisation>Récompenses de services.

Cliquez sur l'onglet "Options Courriels".

Vous verrez l'option permettant d'ajouter un logo d'entreprise, une signature ou une image optionnelle.

optionscourriels

Personnalisation des messages individuels de célébration

Le message qui apparaît dans le courriel de célébration peut également être personnalisé pour chaque employé. En fin de compte, cela rend l'anniversaire de l'employé plus spécial et plus mémorable.

Pour ce faire, naviguez vers Récompenses de service>Gérer.

Trouvez l'employé pour lequel vous souhaitez personnaliser la célébration et cliquez sur "Voir les bons".

Cliquez sur l'icône de modification

Une fenêtre apparaîtra dans laquelle vous pourrez remplacer le texte par défault par un texte plus personnalisé.

Cliquez sur "Enregistrer les modifications" pour finaliser les modifications.

Modifier la date de célébration

La date de célébration est toujours, par défaut, la "date d'embauche" d'un employé. Toutefois, cette date peut être modifiée selon la même procédure que celle décrite ci-dessus. Deux options s'offrent à vous :

  • Modifier la date par défaut à une date future de votre choix en sélectionnant une date dans le calendrier "Envoyer la célébration le".
  • Envoyer le bon immédiatement en sélectionnant le bouton "Envoyer le message immédiatement". L'employé recevra le courriel dès que vous aurez enregistré les modifications.

Certificat de célébration

Lorsqu'un employé se voit attribuer un prix de service, Applauz génère un certificat que l'entreprise doit lui remettre. Ce certificat peut être imprimé à tout moment.

Cliquez sur l'icône télécharger identifié dans le cercle rouge ci-dessous, situé sur la ligne de la célébration souhaitée, pour visualiser ou imprimer le certificat.

Personnalisation des certificats de célébration

Vous pouvez personnaliser le modèle de certificat avec le logo de votre entreprise et une signature personnalisée. 

Pour personnaliser votre modèle de certificat, allez dans Programme>Personnalisation>Récompenses de services.

Cliquez sur l'onglet "Options de Certificats".

Ici, vous pouvez télécharger un logo et personnaliser le certificat pour mieux refléter la marque de votre entreprise.